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Am Mittagessen sollten AG und AN nicht sparen – können es aber trotzdem!

Ob Sie die Möglichkeit zur Einhaltung von in Ihrem Kulturkreis verbreiteten Fastenzeiten nutzen oder nicht: Jede/r AG kann seinen/ihren AN einen steuer- und sozialversicherungsfreien Essenzuschuss in Höhe von € 3,10 gewähren.
Tatsächlich sind steuerfreie Zuschüsse bis € 6,90 möglich.
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Speisen während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, dann sind sogar bis zu € 60 je Mahlzeit steuerfrei. So ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz wäre zum Beispiel bei Inventurarbeiten (nach Feierabend) oder bei kurzfristig angesetzten Besprechungen gegeben, die außerhalb der Dienstzeit liegen.

Ursprünglich war der Essenszuschuss für die Abrechnung von (einzelnen) Kantinenessen gedacht; inzwischen können entsprechende Apps auch Belege von einem Restaurant, Imbiss, Supermarkt, einer Bäckerei oder einem Lieferdienst erfassen und verarbeiten. Diese Belege werden in der App gespeichert und das dahinterliegende Programm errechnet den Zuschuss, der dann bei der nächsten Gehaltsabrechnung zur Auszahlung gelangt.

Der Vereinfachung halber können Essenszuschüsse pauschal für 15 Tage pro Monat gezahlt werden; das befreit die/den AG vom Nachweis, dass nicht für Urlaubs- oder Krankheitstage abgerechnet wird. Bei pauschal abgerechneten 15 Arbeitstagen und einem Zuschuss von € 6,90 ergibt das einen Nettovorteil von € 103,50 für die/den AN.

Welchen Vorteil hat die/der AG von dieser Regelung?
Die Steuerpflicht des Sachbezugs für die/den AG ist abhängig von der Höhe der Zuzahlung der/des AN:

 Beispiel 1Beispiel 2Beispiel 3
Kosten der Mahlzeit€ 6,90€ 9,00€ 11,00
./. Erstattung durch AG€ 6,90€ 6,90€   6,90
   = Zuzahlung AN€ 0,00€ 2,10€   4,10
  • Beispiele 1 und 2: Zahlen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht den vollen Sachbezugswert zu, ist die verbleibende Differenz ein geldwerter Vorteil und damit lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig. Versteuert die/der AG diesen geldwerten Vorteil jedoch pauschal mit 25 %, dann fallen keine Sozialabgaben an.
  • Beispiel 3: Wenn die/der AN mehr als den Sachbezugswert pro Mittagessen zuzahlt kann die/der AG die gesamten € 6,90 steuerfrei zuwenden.
 Beispiel 1Beispiel 2Beispiel 3
Sachbezugswert (€ 3,80)
abzüglich AN-Zuzahlung
€ 3,80€ 1,70€   0,00
Pauschale Steuer für AG (25%)€ 0,95€ 0,43€   0,00

Die Ersparnis für die/den AG gegenüber einer entsprechenden Lohnerhöhung (brutto € 230,00 + 20 % AG-Anteile = € 276,00) richtet sich nach Steuerklasse, Einkommenshöhe und der Höhe der Zuzahlung durch die/den AN.

Beispiel 1Beispiel 2StattdessenBeispiel 3
€ 103,50€ 103,5015 Tage x € 6,90€ 103,50
+ €   14,25+ €     6,45Anfallende pauschale Steuer+ €     0,00
= € 117,75= € 109,95Summe AG zu zahlen= € 103,50
€ 158,25€ 166,05Durch den AG gesparte Differenz € 172,50

Die Ersparnis für die/den AG beträgt rund € 150,00.

Das Modell ist also sowohl für die/den AG als auch für die/den AN interessant. „Es geht doch nichts über satte und zufriedene Arbeitnehmer“ freut sich der Horst.

Alle Angaben entsprechen dem Stand von April 2023.

Portraitfoto des Autoren

Wer ist Horst? Horst ist unser Mann für die vierte Dimension. Er sieht Sachverhalte nicht aus Sicht einer/eines WP oder StB, nicht aus derjenigen des Unternehmens oder der/des AG, und auch nicht aus der/des AN.
Horst ist der (ehemalige) Finanzbeamte, der Lohnsteuer-Außenprüfungen durchgeführt und vom Automobilkonzern bis zum Zirkus alle Betriebsarten gesehen – und geprüft – hat.

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